ไฟล์ (File) ไฟล์ หมายถึงการเก็บข้อมูลประเภทเรคอร์ดที่มีความสัมพันธ์กันหลาย ๆ เรคอร์ด เช่นไฟล์ที่เก็บข้อมูลพนักงาน นักศึกษา รายการสินค้า ฯลฯ เป็น
เรคอร์ด (Record) เรคอร์ด หมายถึงการเก็บข้อมูลประเภทฟิล์ที่มีความสัมพันธ์กันหลาย ๆ ฟิลด์ รวมกัน เป็นชุดข้อมูลเราจะเรียกว่าหนึ่งเรคอร์ด เช่น เรคอร์ดของนักศึกษาประกอบด้วย ฟิลด์รหัสนักศึกษา ชื่อ-สกุลคะแนน แผนก ฯลฯ เป็นต้น
ฟิลด์ (Field) ฟิลด์ หมายถึงการเก็บข้อมูล 1 ตัวอักษรหรือมากกว่าที่มีความสัมพันธ์กันมารวมกันไว้ สามารถสื่อความหมายและบอกคุณลักษณะที่เราสนใจได้ เช่น ใช้ตัวอักขระจำนวน 8 ตัว มาประกอบกันเป็นชื่อคนเช่น ชื่อบุญสืบ ประกอบด้วยตัวอักษร BOONSUEP ตั้งชื่อฟิลด์นี้ว่าฟิลด์ NAME เพื่อใช้ในการเก็บชื่อ ข้อมูลชนิดฟิล์นี้จะใช้แทนข้อเท็จจริง คุณลักษณะของสิ่งที่เราสนใจศึกษา เช่น รหัสพนักงานชื่อ ที่อยู่ วันเกิด เงินเดือน ฯลฯ เป็นต้น
อ่านแล้วก็ยังงง อยู่ใช่มั๊ยครับ เรามาพูดภาษาชาวบ้านกันดีกว่า ไฟล์หรือแฟ้มข้อมูล จะประกอบไปด้วย เรคอร์ดหรือระเบียน และเรคอร์ด จะประกอบไปด้วย ฟิลด์หรือส่วนประกอบของเรคอร์ด มาดูตัวอย่างกันครับ
แฟ้มลูกค้าของโปรแกรม Express ชื่อว่า ARMAS.DBF ในแฟ้มนี้จะมีรายชื่อลูกค้า 1 รายหรือมากกว่า ตรงจำนวนลูกค้านี้ เราจะเรียกว่า Record หรือระเบียน ในแต่ละลูกค้าจะมีรายละเอียดของลูกค้าแต่ละราย ซึ่งเราเรียกว่าฟิลด์ เช่น รหัสลูกค้า คำนำหน้า ชื่อลูกค้า ที่อยู่1 ที่อยู่ 2 รหัสไปรณีย์ หมายเลขโทรศัพท์
ระเบียนที่ 1 ลูกค้าชื่อ บริษัท เอ.ซี.ไซเบอร์ จำกัด แยกข้อมูลฟิลด์ดังต่อไปนี้
รหัสลูกค้า 001
คำนำหน้า บริษัท
ชื่อลูกค้า เอ.ซี.ไซเบอร์ จำกัด
ที่อยู่ 1 585 หมู่ 5 หมู่บ้านสยามนครธานี ต.ปากพูด
ที่อยู่ 2 อ.เมือง จ.นครศรีธรรมราช
รหัสไปรษณีย์ 80000
โทรศัพท์ 081-354-3000
พอเข้าใจแล้วใช้มั๊ยครับ
ทีนี้มาถึงคำถามที่คุณถาม ฟิลด์/สูตร ที่ปรากฏในหน้ารายงานของงบการเงินนั้น เป็นช่องสำหรับใส่ สูตรการคำนวณที่ทางโปรแกรม Express เตรียมมาให้เรียบร้อยแล้ว ซึ่งมีไว้สำหรับแสดงยอดการคำนวณของข้อมูลที่มาจากฟิล์ดของรหัสบัญชีหรือผังบัญชี หรือมาจากตัวแปร
ตัวอย่างของฟิลด์/สูตร
BAL (Balance) หมายถึง ยอดคงเหลือ
BAL LM (Balance Last Month) หมายถึง ยอดคงเหลือ ณ วันสิ้นงวดที่แล้ว หรือของเดือนที่แล้ว
BAL LY (Balance Last Year) หมายถึง ยอดคงเหลือ ณ วันสิ้นงวดของ ปีที่แล้ว
ฐานข้อมูลคืออะไร?
ฐานข้อมูลเป็นเครื่องมือสำหรับการเก็บรวบรวมและจัดระเบียบข้อมูล ฐานข้อมูลสามารถเก็บข้อมูลเกี่ยวกับบุคคล ผลิตภัณฑ์ ใบสั่งซื้อ หรือสิ่งอื่นใดก็ได้ ฐานข้อมูลจำนวนมากเริ่มมาจากรายการในโปรแกรมประมวลผลคำหรือโปรแกรมกระดาษคำนวณ เมื่อรายการมีขนาดใหญ่ขึ้น ความซ้ำซ้อนและความไม่สอดคล้องกันของข้อมูลจะเริ่มปรากฏขึ้น การดูข้อมูลในฟอร์มรายการเริ่มไม่เข้าใจ และมีข้อจำกัดในการค้นหาหรือดึงเซตย่อยของข้อมูลมาตรวจทาน เมื่อปัญหาดังกล่าวเกิดขึ้นแล้ว จึงเป็นการดีที่จะโอนถ่ายข้อมูลไปยังฐานข้อมูลที่สร้างขึ้นด้วยระบบการจัดการฐานข้อมูล (DBMS) เช่น Office Access 2007
โปรแกรมฐานข้อมูลที่นิยมใช้
โปรแกรมฐานข้อมูล เป็นโปรแกรมหรือซอฟแวร์ที่ช่วยจัดการข้อมูลหรือรายการต่าง ๆ ที่อยู่ในฐานข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นการจัดเก็บ การเรียกใช้ การปรับปรุงข้อมูล
โปรแกรมฐานข้อมูล จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งโปรแกรมฐานข้อมมูลที่นิยมใช้มีอยู่ด้วยกันหลายตัว เช่น Access, FoxPro, Clipper, dBase, FoxBase, Oracle, SQLเป็นต้น โดยแต่ละโปรแกรมจะมีความสามารถต่างกัน บางโปรแกรมใช้ง่ายแต่จะจำกัดขอบเขตการใช้งาน บ่งโปรแกรมใช้งานยากกว่า แต่จะมีความสามารถในการทำงานมากกว่า
โปรแกรม Access นับเป็นโปรแกรมที่นิยมใช้กันมากในขณะนี้ โดยเฉพาะในระบบฐานข้อมูลขนาดใหญ่ สามารถสร้างแบบฟอร์มที่ต้องการจะเรียกดูข้อมูลในฐานข้อมูล หลังจากบันทึกข้อมูลในฐานข้อมูลเรียบร้อยแล้ว จะสามารถค้นหาหรือเรียกดูข้อมูลจากเขตข้อมูลใดก็ได้ นอกจากนี้ Access ยังมีระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูล โดยการกำหนดรหัสผ่านเพื่อป้องกันความปลอดภัยของข้อมูลในระบบได้ด้วย
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น